Управление записями

Структура записи: что в неё входит

Запись (Appointment) — это договор между вами и клиентом.

Каждая запись содержит:

📅 Дату — на какой день забронирована запись
⏰ Время начала и конца — точное время приёма и его длительность
👤 Клиента — кому оказывается услуга (может быть и без клиента для внутренних блокировок времени)
💼 Услуги — основные услуги (максимум 5) и дополнительные услуги (максимум 10)
💰 Цену — общую стоимость записи
💳 Способ оплаты — наличные, карта, переводы и т.д.
💬 Комментарий — ваши заметки о записи
🔐 Публичный токен — уникальный код для публичной отмены/подтверждения клиентом
📢 Флаг уведомлений — нужно ли отправлять уведомление клиенту

Полный цикл статусов записи

Запись проходит через разные состояния, каждое отражает реальную ситуацию:

🔵 Новая запись (pending)

Клиент только что забронировал запись
Вы ещё не подтвердили
Клиент волнуется: "Она точно состоится?"
Ваше действие: Подтвердите как можно скорее

🟢 Подтверждённая запись (confirmed)

Вы подтвердили запись
Клиент спокоен, знает что запись состоится
Запись заблокирована в вашем расписании
Ваше действие: Отметить когда клиент придёт

🟡 Запрос на офлайн-услугу (requested)

Клиент выбрал услугу, которая требует вашего подтверждения (офлайн-услуга)
Она не может быть автоматически подтверждена как обычная запись
Ваше действие: Нажать "Принять" (будет pending) или "Отклонить" (будет cancelled)
Пример: клиент хочет услугу в самый экзотический час, или услугу, которая требует подготовки

⚫ Клиент пришёл (arrived)

Клиент пришёл, вы начали его обслуживать
Запись начала отсчёт реального времени приёма
Ваше действие: После завершения обслуживания нажать "Завершить"

✅ Завершена (completed)

Вы закончили обслуживать клиента
Деньги (если онлайн-платёж) зачисляются на ваш счёт
Запись переходит в историю
Это финальное состояние — запись больше не меняется

⚠️ Клиент опаздывает (delayed)

Клиент не пришёл вовремя, но вы решили подождать
Запись остаётся активной, время считается
Ваше действие: Если клиент придёт — отметить "пришёл", если нет — "не пришёл"

❌ Не пришёл (missed)

Клиент не явился и не позвонил
Запись закрыта, но остаётся в истории
Это помогает отследить ненадёжных клиентов

🚫 Отменена (cancelled)

Отменена либо вами, либо клиентом
Время в вашем расписании освобождается
Клиент может использовать "Публичный токен" для отмены своей записи без подтверждения

Переносы записей: когда и как

Что происходит при переносе?

Запись переходит в статус "pending" (как новая запись)
Меняется только дата и время — всё остальное (услуги, цена, клиент) остаётся
Клиент получает уведомление о новом времени

Когда можно перенести?

✅ Если запись ещё не началась (pending или confirmed)
❌ Если клиент уже пришёл (arrived, delayed, completed, missed) — нельзя перенести
❌ Если запись отменена — нельзя перенести

Создание записей: вручную и самозапись

Самозапись клиента (обычная)

Клиент видит ваши услуги на публичной странице
Выбирает услугу, дату, время
Вводит свои данные (имя, телефон)
Запись создаётся в статусе pending
Вам приходит уведомление

Самозапись на офлайн-услугу

Если услуга помечена как "недоступна онлайн" (офлайн), запись создаётся в статусе requested
Это требует вашего явного подтверждения
Вы должны "Принять" или "Отклонить"
Клиент получит уведомление о вашем решении

Запись от вас (вручную)

Вы создаёте запись в приложении сами (если позвонил клиент, например)
Указываете: дату, время, услуги, способ оплаты
Можете выбрать существующего клиента или создать нового
Запись создаётся в статусе pending

Создание записи вручную

Вы можете создать запись самостоятельно:

Откройте "Записи" → "Добавить запись"
Выберите дату и время
Выберите клиента из списка или создайте нового
Выберите услуги
Укажите способ оплаты (наличные, карта, переводы)
Сохраните

Самозапись клиента

Клиент может забронировать запись самостоятельно через ваш профиль:

📱

Клиент видит только свободные слоты и может выбрать удобное время

⏰

Новая запись появится в вашем расписании со статусом "Новая"

Офлайн-услуги

Если услуга помечена как офлайн (не доступна онлайн), запись клиента создаётся в статусе "Запрос".

Вы должны "Принять" или "Отклонить" её
Клиент получит уведомление о вашем решении

Отмена и перенос

Отмена записи

Откройте запись
Нажмите "Отменить"
Укажите причину (опционально)
Клиент получит уведомление

Перенос записи

Откройте запись
Нажмите "Перенести"
Выберите новую дату и время
Сохраните

Клиент получит новое напоминание на новую дату.

Важные правила при работе с записями

Проверка пересечений: что это значит?

Система автоматически проверяет, что две записи не пересекаются:

❌ Вы не можете создать запись, если в это время у вас уже есть другая запись
❌ Вы не можете создать запись, если она пересекается с перерывом (обедом)
❌ Вы не можете создать запись с длительностью 0 минут (это вспомогательные события, а не реальные услуги)

Пример: Если у вас запись с 10:00-11:00, вы не можете создать запись с 10:30-11:30 (пересекаются).

Управление услугами в записи: что можно менять?

✏️ При создании записи выбираете услуги вручную
✏️ Если не выбрали услуги, цена и время считаются автоматически
❌ Soft-deleted (удалённые) услуги не используются в расчётах
⚠️ Максимум 5 основных услуг + максимум 10 доп. услуг за одну запись

Развёрнутые советы по управлению записями

💡

Понимайте отличие между pending и requested

Это критично для организации вашей работы:

🔵 Pending (синяя запись) — обычная запись, ждёт вашего подтверждения. Вы должны ответить да/нет.
🟡 Requested (жёлтая запись) — клиент заказал офлайн-услугу. Это специальный запрос, требует явного "Я согласен/Я отказываю".

Почему это важно: Если вы путаете эти статусы, вы можете забыть об одном из них. Requested требует вашего явного действия — это не просто подтверждение, это решение принимать ли клиента на эту специальную услугу.

💡

Всегда указывайте способ оплаты

Почему это важно для вас:

💳 Это помогает вам вести учёт доходов
💰 Разные способы требуют разных действий (налич = держать дома, карта = ждать зачисления)
📊 При отчётах вы сможете понять, откуда поступают деньги

Четыре способа оплаты:

💵 Наличные — клиент платит вам в руки, вы отвечаете за хранение
💳 Карта — клиент платит карточкой (через терминал или онлайн)
🏦 СБП — быстрый платёж (QR-код, переводы по номеру телефона)
🏧 Банковский перевод — классический переводом на счёт

💡

Используйте комментарии для себя, не для клиента

Что писать в комментарии записи:

📝 "Клиент просил натуральный результат, не яркий"
📝 "Принёс образец, ориентироваться по нему"
📝 "Первый раз, потребуется консультация"
📝 "Оплачена половина, вторая половина при визите"
❌ НЕ пишите: обидные замечания про клиента, политику, личные проблемы

Почему это работает: Когда вы откроете запись через месяц, сразу вспомните, в чём суть. Это экономит ваше время на переговоры с клиентом.

💡

Публичный токен — инструмент для безопасной отмены

Что это: Каждая запись имеет уникальный код (токен), который клиент получает в SMS или ссылке.

Зачем нужен:

🔐 Клиент может отменить запись БЕЗ входа в приложение (если он не зарегистрирован)
🔐 Клиент может подтвердить запись БЕЗ входа в приложение
🔐 Это безопаснее, чем отправлять ссылки в чат — токен нельзя подобрать перебором

Как это выглядит: Клиент получает ссылку вроде "slotter.app/appointments/abc123/cancel" — нажимает, запись отменяется. Никому не нужно логиниться.

💡

Флаг 'Отправить уведомление' — ваш контроль

Когда его использовать:

✅ Включено (по умолчанию) — клиент получит push/SMS о новой/изменённой записи
❌ Выключено — клиент НЕ получит уведомление (но вы всё равно можете написать ему лично)

Когда выключать:

Клиент просит не писать (он и так помнит)
Вы договорились устно и не хотите двойного уведомления
Это внутренняя блокировка времени, а не запись клиента

💡

Правило: если запись в статусе 'завершена' — её уже не изменить

Почему это сделано:

📊 Завершённые записи — это ваша финансовая отчётность
💰 Если разрешить менять завершённые записи, это нарушит учёт доходов
🔒 Это защита от случайных ошибок

Если допустили ошибку: Свяжитесь с поддержкой, но лучше проверяйте дважды перед финальным "Завершить".

💡

Reschedule (перенос) — это не отмена + новая запись

Отличие:

❌ Отмена + новая запись = клиент увидит отмену, потом новую (2 уведомления, путаница)
✅ Перенос = одна операция, клиент видит одно уведомление "Ваша запись перенесена на..."

Технически при переносе: Всё остаётся (услуги, цена, клиент), меняются только дата и время. Запись становится pending (требует вашего нового подтверждения на новое время).